CONTROL ADMINISTRATIVO

En toda organización hoy en día, ya sea grande o pequeña, las empresas, para asegurarse de que utilizan el procedimiento correcto y cumplen con sus metas y objetivos ya trazados con anticipación, confirmar que lo están haciendo de la mejor manera posible, utilizan el control dentro de la administración en todos los aspectos, en donde existen muchos indicadores que permiten a estas organizaciones lograr lo que se han propuesto, saber si sus planes están bien planeados y si están siendo bien ejecutados, ahora está en el proceso de control supervisar que todo se realice de una forma eficiente.

El control es una fase del proceso administrativo que se relaciona con todas las actividades, para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones que fueron planificadas. En cada organización, todo gerente tiene la responsabilidad de controlar realizando evaluaciones de los resultados y tomando medidas para reducir las ineficiencias, por tal motivo es que el control es un elemento clave de la administración.

El control, es la función administrativa por donde se evalúa el rendimiento y puede definirse como el proceso de regular actividades que asegure como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación que pueda presentarse. También puede definirse como  el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten  las actividades proyectadas. Otro concepto es que el control se encarga de verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado a las órdenes impartidas y a los principios administrativos, tiene la finalidad de detectar las fallas y los errores a fin de que se pueda reparar a tiempo y evitar su repetición.  Analizando todas estas definiciones se puede notar que el control posee elementos básicos y fundamentales como que primero se debe llevar a cabo un proceso de supervisión en todas las actividades. Segundo que deben existir  patrones básicos para determinar que se presentes desviaciones en los resultados. Tercero es que el control permite corregir los errores de las posibles desviaciones en las actividades realizadas y por último a través de este proceso se debe planificar las actividades y objetivos que se quieren alcanzar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

En fin el control de la administración podemos definir como la función que permite la supervisión y la comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando que la acción dirigida se lleve a cabo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

La importancia del control en el proceso administrativo.

El control se enfoca específicamente en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se lleven a cabo. Se puede decir que la gran importancia que tiene el control es de corregir cualquier tipo de deviación que pueda producirse ajustando lo planeado con lo que se esté realizando y como manera de prevención. En este caso también se puede evaluar el pasado para determinar lo que ha ocurrido  y por que los estándares no han sido alcanzados y corregir que en el futuro errores que se hayan cometido en el pasado.

Una de las razones más resaltantes de la importancia del control es que una buena planificación se puede desviar, pero también se puede corregir. El control se emplea para:

-Crear una mejor calidad: Si se presentan fallas en un proceso, se pueden detectar y luego corregir para eliminar los errores.

-Enfrentar el cambio: El cambio tiene que estar presente en cada organización ya que los mercados, los competidores, la tecnología, los productos y el servicio va cambiando constantemente para captar la atención del público y es allí donde los gerentes se basan en el control y responder a las amenazas y a las oportunidades de todo esto para detectar los cambios que puedan afectar a sus productos o servicios en las organizaciones.

-Producir ciclos más rápidos: Reconocer la demanda de los consumidores para mejorar la calidad, diseño o hasta mejorar el tiempo de entrega ya que los consumidores de hoy en día no solo esperan  rapidez, si no también productos y servicios a su medida.

-Agregar valor: Las organizaciones deberían de agregar valor a sus productos o servicios, ya que el cliente lo preferiría ante la competencia por cualquier tipo de oferta, este valor agregado le otorga un tipo de calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

-Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: El proceso de control permite al gerente que controle el avance de los empleados sin interrumpir su creatividad o participación en el trabajo delegando autoridad y fomentando el trabajo en equipo.

Tipos de Control:

-Control preliminar: Este tipo de control tiene lugar antes de las operaciones, incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas que están diseñadas para asegurar que cualquier actividad sea ejecutada con propiedad, en donde en vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos, es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

- Control Concurrente: Este tipo de control ocurre cuando se lleva a cabo una actividad, cuando se ejerce el control en una actividad, la gerencia puede corregir los problemas antes de que vuelvan muy costosos. La forma  más conocida de este tipo de control es la supervisión directa, cuando los gerentes usan el control en la administración de forma que se encuentran en contacto directo y en constante supervisión con sus subordinados, se le llama control concurrente, ya que cuando un gerente supervisa directamente las acciones de los empleados, puede corregir directamente los problemas a medida que van sucediendo aunque existe un cierto retraso entre la actividad y la solución como respuesta del gerente pero el retraso es mínimo.

  -Control de retroalimentación: Es el más conocido, como su nombre lo dice, se basa en la retroalimentación. Este control se lleva a cabo después de realizar una actividad, la desventaja principal de este tipo de control es que cuando el gerente recibe la información, los problemas ya han ocurrido, lo que produce un gran daño y un desgate dentro de la organización, pero la retroalimentación, en muchas actividades es el único control disponible. Ahora bien por el lado positivo el control de la retroalimentación, tiene dos ventajas, una es que proporciona a los gerentes información significativa sobre que tan eficaces fueron sus esfuerzos de planeación. La retroalimentación indica poca variación entre el estándar y el desempeño real, dando evidencia  que la planeación se desarrollo según lo previsto. Es decir, si se presenta algún tipo de desviación el gerente puede usar esa información para diseñar nuevos planes para que en el futuro sean más eficientes. Por otra parte otra de las ventajas es que ayuda a mejorar la motivación de los empleados, ya que la mayoría desean información de que tan bien se han se han desempeñado y esta información la suministra el control de retroalimentación.

Control financiero

El control financiero para la empresa permite a los directivos especialistas o no en el área de controlar las finanzas de una organización, ya que brinda las herramientas necesarias a través del sistema contable para estudiar las estructuras claves para un buen desarrollo. Este es de vital importancia porque se establecen las medidas correctivas necesarias para evitar desviaciones en la ejecución de los planes propuestos por la empresa, para eso hay que tener en cuenta y bien definidos los planes y objetivos de la empresa para saber si hay desviaciones o si por el contrario se están logrando los objetivos propuestos. Realizando un continuo seguimiento de todos los parámetros que puedan afectar el crecimiento, rentabilidad y continuidad de una empresa a través de un análisis del balance y de la cuenta de resultados. En fin este es el balance que nos ayuda a conocer la situación financiera por la que está pasando la empresa, indicando si cuánto dinero se posee y cuanto dinero se debe.

Control del comportamiento

En toda organización, el control social corresponde a todos los medios y métodos que se utilizan para incluir a las personas o a grupos a corresponder a las expectativas de una sociedad propia o de una organización social ya que se ha notado que en las empresas se ejerce control en las personas, este consiste en ejercer una voluntad sobre otra persona o un grupo, pudiendo controlar su comportamiento. Este poder toma validez cuando los individuos que lo ejercen están investidos de autoridad a través de documentos escritos como manuales de la organización, descripción de cargos, circulares, cartas, etc., publicados de forma que sea de conocimiento general para las personas involucradas.

El ser humano es la base fundamental de cualquier organización, es de este en el que se basa para cualquier estudio del fenómeno organizacional y el análisis de su desarrollo dentro de ella. Adicional a esto las empresas le dan significado social  a la inter relación del ser humano y organización donde su personal pasa en función del cual viven, una alta proposición de su existencia adquiriendo un valor de relevancia. Desde la organización este acierto es válido para el director como para sus empleados, ya que forman parte de la organización. En el desarrollo de su trabajo todo tienen sus motivaciones, afrontan uniones agradables, inconvenientes y hasta insatisfacciones, formando grupos a través de sus compañeros y colegas, llevando a esto en un comportamiento sea individual o grupal en pos de sus propios objetivos y los de la organización.

Todo ser humano que trabaja en una empresa, tiene o adapta un determinado comportamiento organizacional. Tal comportamiento implica una selección de cierta acciones que pueden ser o no deliberadas, siendo uno u otro, el comportamiento en una organización se encuentra condicionado por una cantidad de variables psicológicas, determinando este proceso de selección, que se traduce en el comportamiento organizacional. Este le da paso a teoría de las necesidades, la cual consiste en la comprensión de la motivación. 

Entre las cuales tenemos:

Necesidad de poder: Las personas con necesidad de poder se centran en ejercer en los trabajos los cargos de liderazgo para ejercer control y son con frecuencia personas conversadoras, que les gusta dialogar, les gusta enseñar entre otras más.

Necesidad de asociación: Estas personas suelen disfrutar que se les estime y evitan de cualquier manera que sean rechazados por la sociedad. Como personas les gusta mantener buenas relaciones sociales con los demás, son comprensivos y les gusta ayudar a los que se encuentren en problema.

Necesidad de logro: En este caso las personas desean el éxito como una necesidad, con un gran temor al fracaso. Le gustan los retos y proponerse cada vez más metas, son realistas frente al riesgo, porque analizan con precaución cada detalle o problema que se pueda presentar. Les gusta asumir la responsabilidad en sus labores y la retroalimentación en sus labores y por lo general prefieren hacerse caros de sus asuntos

Herramientas del control de la administración:

Unas sirven para mantener el estado de la empresa y otras para conocer en qué grado se están cumpliendo las políticas de la empresa y se le llaman correctivas.

Entre las informativas tenemos:

-La contabilidad: Es una técnica que se encarga de registrar y resumir las operaciones mercantiles de una organización con el fin de interpretar sus resultados. Por lo tanto, los gerentes o directores podrán orientarse a través de la contabilidad sobre el curso que siguen sus negocios mediante los datos contables y estadísticos y le permiten conocer la capacidad financiera de la empresa.

-La estadística: Es la parte de las matemáticas en la que se ocupa de los métodos para recoger, organizar, resumir y analizar datos, así como para sacar las conclusiones validas y tomar decisiones razonables, basadas en tal análisis. En fin es un conjunto de métodos que ayudan a tomar decisiones en momento de incertidumbre.

Entre las herramientas correctivas tenemos:

-Control de presupuesto: Esta herramienta nos sirve para detectar diferencias con respecto al presupuesto utilizado, ya que es un proceso para encontrar lo que se ha hecho y comparar los resultados reales con los datos correspondientes del presupuesto, con el fin de aprobar la actuación  o reparar las diferencias, ya sea ajustando las estimaciones de presupuesto o corrigiendo las causas de la diferencia.

-Auditoria: se encarga de analizar los sistemas, los procedimientos, las estructuras, los recursos humanos, los materiales y los programas de los diferentes complejos de la organización, es decir, todas las funciones que integran la gestión a excepción de la financiera, para verificar su buen funcionamiento, proponer mejoras y optimizar los comportamientos disfuncionales.

-Control de calidad: Es el conjunto de técnicas y actividades de acción operativa que se utilizan, actualmente, para evaluar los requisitos que deben cumplir respecto de la calidad del  producto o servicio, cuya responsabilidad recae, específicamente en el trabajador competente. Un factor muy importante para el funcionamiento de una organización es la calidad de sus productos y/o servicios.

Se puede determinar que el proceso de control en la administración de una organización o empresa es de gran importancia, porque al tener el control como clave, garantiza que los resultados de lo que se planteo, organizo y distribuyo, se ajusten al máximo a los objetivos preestablecidos, asunto que deben de tener muy en cuenta los gerentes que se encargan también de la planeación y organización, ya que el control es el que determina y verifica los resultados de la actividad, controlando si se han alcanzado o no los objetivos deseados.